这是我们现代时代的一个奇怪现象。在许多方面,您的教育机构可能正在运行最先进的系统来进行大部分正常操作——完全数字化的学生记录、供学生访问课程作业的在线平台,以及允许学生连接和工作(或玩耍)的整个校园的 WiFi。这些工具在不到一代人之前听起来还像科幻小说。 然而,如果您的学校像大多数学校一样,很可能在您校园内的同一个行政办公室中,您的员工运行着复杂的数字管理平台并以极快的速度连接到互联网,他们还在每个时间传输关键文档。 天使用 多年前发明的技于商业传 真机的简短历史课——从 1985 年开始,而不是 1843 年这项技术实际发明的时候——eFax Corporate 为您准备了一个有趣的“ 传真到未来”信息图。) 当然,您的行业并不孤单。进入二十一世纪的第二个十年,教育只是众多行业之一,这些行业仍然在使用 传统传真机 以及企业级计算机、平板电脑和高端服务器。医疗保健、金融、法律、房地产、咨询、运输和 佐治亚州电话号码列表 许多其他行业仍然通过老式的模拟传真进行大量通信和文档传输。 教育机构需要了解哪些有关传真基础设施 的信息 然而,让您的机构与众不同的原因之一是,作为教育工作者,您在如何、在何处以及与谁共享许多最常见类型的数据(例如学生的教育)方面负有一些独特的责任和限制医疗记录、披露表格和财务信息。 尽管传真作为许多此类文件的主要传输技术继续在学校中占据主导地位,但它对于教育机构来说确实存在一些潜在的缺点。 关于传真流程,请询问以下三个问题,以确定它是否仍然适合您敏感的学生数据和已经忙碌的管理人员。 1. 您当前的传真流程安全吗? 在学校等机构(如医疗办公 BM 领导 室或律师事务所)中,传统台式传真机的主要问题之一是传入的纸质传真只是在传真托盘上打印出来,任何路过的人都可以看到它们,甚至可以在传真托盘上打印传真。错误地抓住它们。
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您的传真机是否会拖慢您的业务速度
纸质传真可能会拖慢您的业务您需要在路 如果你想一想,交通运输行业代表了原始的移动技术。 因此,具有讽刺意味的是,即使在今天,许多运输公司的大部分关键任务通信仍然依赖于移动性最差的技术之一——传真机。 但是,如果您的公司像大多数运输和物流组织一样,那么与您合作的企业通常会让您的团队别无选择,只能通过传真定期发送和接收对您的持续运营最重要的许多文件。仅举几例: – 采购订单 – 提货单 – 确认书 – 装运文件– 发票 – 交货证明 – 确认书 虽然您之前可能没有考虑太多,但纸质传真可能会拖慢您的业务。在某些情况下,它甚至可能会让您失去生意。 这里只是其中一些方法……当然还有更多。 上停下来传真装载报价。 假设您经营一家小型货运公司,或者您甚至是业主兼经营者并驾驶自己的设备。您可能有丰富的运送货物的经验,然后,因为您无法确保回程的货物,所以在回家之前扫描木板以寻找可以取走的货物。 通常,将可用负载放在负载板上的企业会要求公司通过传 芬兰电话号码表 真提交投标。这意味着您必须寻找一家有 传真机的办公用品商店,打印文档,传真并等待回复。或者更糟糕的是,您别无选择,只能把车开进卡车站,每页支付一两美元来打印和传真出价。 您的办公室工作人员会错失良机因为请求和紧 急订单是通过传真机送达的,但没有人来接听它们。 问题也可能源于离家较近的地方——你的办公室——而不仅仅是在路上。这是一个很好的例子;贵公司通过传真收到一些新的业务报价和请求。 除非您的办公室始终有人值守,并且您的团队知道要密切关注传真机,否则您很可能会错过一些来自匆忙客户的业务机会。通常,这些客 BM…
Continue reading抛弃您的传真服务器
即使传真机上的传真传输在很大程度上是 您的企业首次部署传真服务器架构时,这一举措可能代表了与分布在整个公司的旧型号桌面传真机相比,技术能力和管理效率的重大改进。 内部传真服务器使 IT 部门能够集中管理和监控整个企业的传真。这可以帮助组织更好地跟踪员工的使用情况,并更轻松地维护所有传真的记录,以供审计和记录保存以及监管目的,适用于受数据隐私法约束的行业中的企业。 此外,将所有公司传真置于内部传真服务器的集中控制之下也可以增强公司的数据安全性。 安全的,传真过程本身仍然会将纸质文档留在传真机上,未经授权的人员可以查看或获取这些文档。 但是,如果您和您的 IT 团队一直负责维护基于传真服务器构建的内部传真基础设施,您可能也会意识到这种模型有其自身的严重缺陷。这里仅仅是少数。 是时候最终放弃传真服务器的 4 个充分理由了 1. 前期资本成本过高且摊销缓慢 传真服务器不是一种可以根据需要精确扩展或缩减容量的 IT 基础设施类型。当您组织的现有服务器 爱沙尼亚电话号码表 达到其容量极限时,您必须做出一个艰难的二元决定:继续使用现有服务器碰碰运气,还是购买新服务器 – 通常仅硬件成本就高达数千美元。 传真软件将花费数千美元并且维护费用将 占软件成本的一定百分比。此外,电信接口卡的成本可能会增加数千美元,更不用说电力和冷却成本了。 假设您确实决定不冒险使单个传真服务器超出其限制,并在服务器最终发生故障时让您的员工失去传真功能。因为您的员工不太可能立即使用新服务器的全部容量(毕竟,您最近才刚刚使用一台服务器),这意味着您不太可能在一段时 BM 领导 间内摊销服务器的前期资本成本。 2. 电信线路的隐性成本…
Continue reading视频教程:如何通过电子邮件发送传真
大卫·霍尔德 / 年 日 当 IT 经理和 CIO 来找我们,希望将其组织的大量传真迁移到云端时,我们发现,尽管他们知道无需内部传真基础设施即可进行传真 — 通过 Web 界面通过电子邮件发送和 接收传真,甚至通过移动应用程序——他们常常很难想象这样的流程在他们的组织中实际上会是什么样子。 毕竟,大多数这些企业的 IT 部门仍在运行 1980 年代的传真基础设施,包括桌面传真机、内部传真服务器或两者的组合。这种传统的基。 于硬件的基础设施还需要传统的电话线 这可能会产生大量的每月费用。在某些情况下, 传真机已被多功能打印机取代,但基本传真过程是相同的。员工们像多年来一样继续在多功能一体机的门面后面发送传真。 由于许多 IT 专业人员仍然认为传真是一种硬件驱动的模拟通信协议,因此他们不确 萨尔瓦多电话号码表 定传真如何在 Internet 上无缝、安全地工作。 因此,这些…
Continue reading为什么金融公司应该关注云传真服务
大卫·霍尔德 / 2016 年 11 月 3 日 那么,作为金融行业的工作人员,您可能意识到使用社区传真机发送和接收文档可能会造成浪费、效率低下且成本高昂。 扫描和通过电子邮件发送文档很便宜,而且比传真方便得多,比邮政邮件更快。但出于安全原因,有些项目确实不应该通过电子邮件发送,特别是如果它们包含 客户机密的财务 和帐户信息或签名。 似乎每天都会爆发一些因一些大人物的电子邮件被黑客入侵而引发的新丑闻。首席执行官被迫辞职。 政府高级官员发现自己及其广泛的同事 网络因最新的被黑客入侵的电子邮件帐户数据转储而陷入困境。 虽然传统传真本质上比电子邮件更安全,但是……仍然需要时间发送单个传真、排队等待、处理占线信号、等待重新传输以及等待“传真已 埃及电话号码表 发送正常”确认,更不用说备货纸张和墨粉盒了。 即使是传真服务器也存在问题,需要维护训练有素的 IT 人员来处理技术问题……您知道该怎么做。 由于使用 50 年历史的技术发送文档存在诸多缺点,而且不安全电子邮件的风险不断上升,金融机构尤其明智地探索云传真解决方案,将其作为发送和接收机密信件的安全可靠方式。 云传真的优势包括 • 获得消费者的信任和信心 。 防范危险的安全威胁 避免因不遵守州和联…
Continue reading符合 HIPAA 的医疗保健传真:视频教程
布拉德·斯潘鲍尔 / 2016 年 11 月 16 日 您是否知道,如果您是一家医疗保健组织,与医疗保健提供者合作,或者您的企业在任何方面都是受 HIPAA 监管的“涵盖实体” ,那么您的传统传真流程很可能会让您的公司容易违反该法律? 标准桌面传真机可能会让发送或接收电子受保护健康信息 (ePHI) 的企业容易违反合规性,因为 HIPAA 要求此类数据仅限授权人员使用,并且留在传真机上的纸质传真可能会被其他人查看或抓取。任何走。 过的人 甚至传真服务器也面临着 合规性挑战,因为当这些传真服务器的硬盘驱动器已满并需要清除时(通常是在删除之前打印传真文档进行归档),这些纸质文档也可能会被未经授权的人员遗漏。看到或带走它们。 更重要的是,即使没有人能够证明您的公司曾经发生过这种未经授权查看情况,但如果 审计员来访,您公司的传真流程留下这 厄瓜多尔电话号码表 种可能性这一事实就足以导致罚款或其他处罚敲门检查。 这就是 eFax Corporate 近二十年来一直成为医疗保健行业最信赖的商业云传真服务的原因之一 – 我们知道如何确保您的入站、出站和存储传真的安全,并符合…
Continue reading房地产行业的安全威胁
房地产行业仍然容易受到数据安全漏洞的影响,特别是在敏感数据被未经授权的人员有意或无意破坏的情况下。 未能提高运营安全性和监管合规性的公司可能会面临法律和行业后果: • 纠正性纪律处分 • 解决协议 • 罚款 • 刑事处罚 • 诉讼 让我们更仔细地研究安全漏洞和不合规问题,并探索针对该问题的基于云的解决方案。 社区传真机:安全威胁 也许社区传真机最重要的威胁之一是不合规。根据研究公司 Opinion Matters 2012 年的一项调查,美国近一半的传真被未经授权的人员入侵。 当敏感数据留在社区传真机上时 就会发生常见的数据泄露情况: 如果没有物理或环境安全,机器会增加数据泄露的风险。由于社区传真机不像数字帐户那样受到严格控制,因此公司必须升级技术以增强传真基础设施的安全性和隐私性。 假设一名代理走近社区传真机,注意到一份公开的机密客户财务报告。由于需要快速向不同时区的客户发送还价,代理从传真机收 多米尼加共和国电话号码表 集机密报告并将其倾倒到装满纸张的顶部托盘上。托盘掉到地板上,报告乱七八糟地散落在地板上。 混乱中多份客户机密文件被曝光 公司面临侵犯客户机密的风险。 常见数据泄露场景 无论数据泄露如何或为何发生,事实是独立传真机(具有开放式布局和完全暴露的)无法保护敏感数据免遭泄露或物理盗窃。未经授权的人员不仅有能力破坏敏感数据,还可以使用任何支持网络的设备(包括手表手机)复制、拍照 BM…
Continue reading高等教育中的数据安全
一名 高等教育 IT 专业人士,您可能意识到维护数据安全和隐私标准对于运营具有竞争力、经济高效且合规的机构至关重要。 直到最近,传统的模拟传真机还是快速、安全的文档传输的标准。管理员全天聚集在社区传真机周围拨打传真号码并远距离发送敏感信息。 几十年来,传真机是唯一被业界认为安全、可靠且合规的文档传输方法,包括传输成绩单、财务表格、披露信息和其他高度机密的文档。 教育记录和其他机密学生信息: 行政数据 应用领域 课程作业 披露 财务信息 病历 成绩单 如今。 云技术已超越独立传真机成为快速 私密且安全地传输无限量机密信息的首选方式,同时保持符合不断升级的数据安全和隐私标准。 当您考虑到关键的招生流程(例如经济援助、注册和注册)也是在线完成时,难怪高等教育正在逻辑、及时且适当地从传统模拟传真机转向云解决方案。 传统传真存在安全风险 考虑到 捷克共和国电话号码表 自近 175 年前“电子打印”首次发明以来,传统模拟传真机几乎没有进行过安全更新,因此传真处理在当今办公环境中存在数据安全风险也就不足为奇了。 是的多年来传真作为一种安全的文档 传输方法已被广泛接受,但是在发送或接收传真文档后,您对它们真正拥有多少控制权?想一想:打印到传真托盘上的传 BM 领导 真可能会被放在露天,直到有人前来领取。 机器的诞生…
Continue reading云传真解决方案如何保护机密客户信息
乎几乎每天都有另一起数据泄露丑闻成为头条新闻。 打开电视,这是每个新闻频道的头条新闻。 点击一个大型社交网站,它就会成为一个热门话题——随着新的、更淫荡的细节的出现,话题的热门度也会更高。 “超过四分之三的互联网用户至少在某种程度上同意,如果他们认为自己的隐私受到侵犯,他们将停止使用某项服务、产品或零售商。年的民意调查 举个例子——雅虎最近承认发生了有史以来最大规模的数据泄露事件——十亿客户帐户可能已被泄露。 这意味着客户姓名和电子邮件地址 电话号码和安全问题,更不用说加密密码,在过去几年中都可以在暗网上出售,因为这次违规行为实际上发生在 2013 年! 尽管密码受到“哈希算法”的保护,但雅虎在 2013 年用于保护密码的 技术已经过时,很容易被破解。此后,该公司采取了更强有力的方 塞浦路斯电话号码表 法来保护用户密码。 雅虎的这一最新披露是在之前宣布的 2014 年仅影响了 5 亿个帐户的入侵事件之上的。Verizon 正试图以近 50 亿美元收购这家互联网服务公司,因此对这一最新披露感到不满,这是可以理解的。 当你考虑到当今大多数最广为人知的零售数 据泄露丑闻都具备了构成一个精彩故事的所有要素时,即背叛、滥用权力和粗心大意,难怪像这样的故事会受到人们的关注。媒体关注。 但是,当当今全国性报纸的头版出现一个新的、更大的标题时,会发生什么呢?…或者当机密信息被泄露的客户无法像往常一样继续生活时?他们如何 BM 领导 收拾残局并找到减少损害的解决方案? 那么,第一步就是取消被盗的信用卡或银行账户。然后,客户将需要:…
Continue reading使用 MFP 进行云传真 – 视频教程
传真方法例如通过网站传真文档的 斯蒂芬·日 我们从有兴趣将其传统传真基础设施外包给云服务(例如 eFax Corporate 的云服务)的企业那里听到的一个非常常见的问题是:“停止为我们所有的模拟传真线路付费固然很好,但如果我们拔掉所有传真线路的电源,如果我们需要发送纸质传真,会发生什么情况?” 对于拥有合作伙伴、供应商或客户要求通过传真进行“湿墨水”签名的企业来说,这是一个典型的场景。对于此类传输,发件人可能无法利用我们允许的其他云。 数字副本或作为电子邮件传真。通常,这些企业实际上需要能够直接发送用墨水签名的打印文档。 对于这些情况,我们的云传真服务包括一个简 克罗地亚电话号码列表 单的解决方案:您可以直接从多功能打印机的“玻璃板”发送传真,但通过多功能一体机的电子邮件功能而不是通过电话连接来传输传真。换句话说,我们可以让您将公司的多功能打印机转变为云传真设备,就像您的计算机、智能手机和其他联网设备一样,可以通过电子邮件传输传真。 这。 意味着您可以取消所有模拟传真线路 括您目前为连接办公室中的多功能一体机而付费的任何线路),但仍然可以随时通过您的 帐户轻松发送(和接收)纸质 传真。必要的。 此外,由于我们集中了您公司范围内的所有传真使用情况,包括使用您的 MFP 发送或接收的任何传真,因此您可以跟踪、监控和安全地存档整个企业中的所有 传真 — 这对于保存记录非常有用;预算或客户计费目的;用 BM 领导 于电子取证;或者,如果您的企业受 A 或 等联邦数据隐私法管辖,则为了。意味着您可以取消所有模拟传真线路
Continue reading为什么传统传真技术不利于业务
对于零售业和其他面向消费者的企业的许多 IT 专业人员来说,管理传入和传出的传真可能会成为管理、运营和财务负担。 传真可能会被大量其他传真淹没,而传真的信用卡订单可能无法到达其合法所有者手中。由于传真在打印队列中堆积,传真传输时间可能会变慢。社区传真机可能会在没有人注意到的情况下耗尽纸张。 让我们花点时间探讨零售行业中一个非常常见的场景。 时间已近下午 5 点,您刚刚接到了生产工厂总经理的紧急电话,该工厂正在生产您最新一批货物。 传统传真问题 消息不太好的信用授权表 上的签名行是空白的。除非今天收到签署的授权表,否则您的订单将因未付款而自动取消。 您知道,如果您的货物不 克罗地亚电话号码列表 按计划发货,第四季度的利润可能会下降。 随着时间的流逝,最好的解决方案是在当晚最后一次交货之前将一份新的、签名的授权表传真给制造工厂,因为您的公司不允许发送信用卡号、密码和扫描签名等敏感信息通过电子邮件。 你有一个小时的时间。 凝视着社区传真机前的队伍,您知道您很可能需要接下来一小时的每一分钟才能按时完成传真传输过程。 打印新的授权表 签名 在机器前排队 将已签名的授权表送入机器 – 占线时重拨传真号码 – 等待传真验证报告打印出来 您在几分钟内将已签署的表格提交给制造商——勉强避免了灾难。 经过如此紧张、耗时的过程,并且考虑到公司安全策略的收紧,您可能会开始怀疑是否需要更新到数字 传真服务器 嗯,不一定。 让我们探讨为什么传统的模拟传真机和传真服务器并不总是提供最便捷的方式来发送和接收敏感数据,以及两者如何在降低生产力的同时增加业务成本。…
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